Nach Situationen statt nach dem gesamten Wissen fragen
Die Aufforderung, alles aufzuschreiben, führt selten zu brauchbaren Unterlagen. Konkrete Fragen funktionieren besser: Welche Ausnahme wird häufig übersehen? Welche Rückfrage spart später Arbeit? Sammeln Sie solche Situationen gemeinsam mit erfahrenen Mitarbeitenden. KI kann beim Ordnen und Formulieren unterstützen. Die fachlichen Inhalte und ihre Grenzen müssen jedoch durch die Wissensträger bestätigt werden.
Erfahrung und verbindliche Vorgabe unterscheiden
Nicht jeder hilfreiche Tipp ist eine allgemeingültige Arbeitsanweisung. Kennzeichnen Sie deshalb, für welche Situation eine Aussage gilt und wer sie freigegeben hat. Wenn mehrere Vorgehensweisen existieren, muss ihr Unterschied nachvollziehbar sein. Wir unterstützen bei einer Struktur, in der Erfahrungswissen zugänglich wird, ohne seinen Kontext zu verlieren oder unbeabsichtigt zur verbindlichen Regel erklärt zu werden.
Den Nutzen mit neuen Fragen prüfen
Lassen Sie anschließend jemanden suchen, der die Antwort noch nicht kennt. Findet diese Person die passende Information? Erkennt sie, wann eine Ausnahme vorliegt? Eine schön formulierte Sammlung ist erst dann hilfreich, wenn sie reale Fragen beantwortet. Dieser Test zeigt zugleich, welche Begriffe und Verweise für eine spätere KI-Suche fehlen und welche Unterlagen zuerst überarbeitet werden sollten.
Drei Fragen für Ihr Team
- Welches Wissen hängt an einzelnen Personen?
- Welche Ausnahmen sind besonders wichtig?
- Wer bestätigt und aktualisiert die dokumentierten Antworten?