Datenerkennung ist erst der Anfang
Ein ausgelesener Betrag ist noch kein geprüfter Betrag. Zeichen können falsch erkannt und Positionen unpassend zugeordnet werden. Für eine brauchbare Vorbereitung müssen deshalb Datenformate und Rechenzusammenhänge kontrolliert werden. Anschließend kommt der fachliche Abgleich: Gehört die Rechnung zur richtigen Bestellung, und stehen die benötigten Vergleichsunterlagen vollständig zur Verfügung?
Vereinbarungen ausdrücklich bereitstellen
Ob ein Rabatt oder eine Menge korrekt ist, lässt sich nicht zuverlässig aus einer Rechnung allein ableiten. Dafür braucht es die jeweilige Bestellung oder Konditionsvereinbarung. Eine KI darf solche Grundlagen nicht aus ähnlichen Fällen erraten. Wir betrachten mit Ihnen, welche Vergleichsregeln fest definiert werden und welche Abweichungen an eine zuständige Person zur Klärung gehen sollen.
Mit einer nachvollziehbaren Prüfliste beginnen
Ein erster Versuch könnte auffällige Positionen mit Begründung und Originalfundstelle sammeln. Die Buchhaltung kontrolliert diese Hinweise und dokumentiert falsche Markierungen. Bewertet wird, ob relevante Abweichungen gefunden werden und wie viel zusätzliche Prüfung entsteht. Eine automatische Zahlungsfreigabe ist ein anderer Schritt und sollte nicht stillschweigend Teil derselben Einführung werden.
Drei Fragen für Ihr Team
- Welche Unterlagen bilden die verbindliche Vergleichsgrundlage?
- Welche Abweichungen sollen markiert werden?
- Wie bleiben Originalbelege und Prüfentscheidung verbunden?