Auslesen ist noch kein Prüfen
Eine erkannte Rechnungsnummer oder Summe ist zunächst nur ein aus einem Dokument übernommener Wert. Zeichen können falsch erkannt und Positionen verwechselt werden. Der nächste Schritt ist deshalb eine technische Plausibilitätsprüfung: Passen Teilbeträge und Gesamtsumme zusammen? Sind Pflichtangaben für den internen Prozess vorhanden? Lässt sich die Rechnung eindeutig einem Lieferanten und Vorgang zuordnen?
Die richtigen Vergleichsdaten bereitstellen
Ob ein Preis oder Rabatt stimmt, ergibt sich nicht aus der Rechnung allein. Dafür müssen Bestellung, Konditionsvereinbarung und gegebenenfalls Lieferschein verfügbar sein. Definieren Sie, welche Abweichungen automatisch markiert werden und wer sie klärt. Ein Sprachmodell sollte keine fehlende Vereinbarung erfinden oder aus ähnlichen Altfällen einen vermeintlich gültigen Rabatt ableiten.
Mit einer Prüfwarteschlange beginnen
Für einen ersten Einsatz ist ein System sinnvoll, das Auffälligkeiten übersichtlich sammelt und ihre Gründe zeigt. Die Buchhaltung entscheidet anschließend anhand der Originalbelege. So wird sichtbar, welche Fälle tatsächlich schneller bearbeitet werden und wo noch Daten fehlen. Zahlungsfreigaben bleiben von dieser Vorbereitung getrennt, bis der gesamte Ablauf ausreichend geprüft und organisatorisch geregelt ist.
Nächster Schritt
Wählen Sie einen Lieferanten und einen überschaubaren Belegsatz. Notieren Sie zuerst manuell die relevanten Prüfregeln und vergleichen Sie danach die maschinell markierten Abweichungen.