Vergleichbare Angaben herausarbeiten
Angebote unterscheiden sich häufig in Verpackungseinheiten, Mindestmengen oder dem enthaltenen Leistungsumfang. Lassen Sie diese Angaben zunächst in einer einheitlichen Struktur sammeln. Fehlende Informationen gehören in eine eigene Spalte. Ein Assistent darf nicht stillschweigend annehmen, dass unterschiedliche Einheiten dieselbe Bedeutung haben. Genau solche Annahmen können einen scheinbar übersichtlichen Vergleich unbrauchbar machen.
Rechenarbeit und Einordnung trennen
Berechnungen sollten durch festgelegte Formeln oder geeignete Werkzeuge erfolgen. Die KI kann erläutern, welche Unterschiede für die Entscheidung relevant sein könnten. Beispielsweise kann eine kürzere Lieferzeit einen höheren Preis rechtfertigen, wenn andernfalls ein Auftrag nicht rechtzeitig fertig wird. Wie dieser Zielkonflikt gewichtet wird, entscheidet der Einkauf anhand der konkreten betrieblichen Situation.
Die Originalangaben erreichbar halten
Jeder übernommene Wert sollte auf seine Fundstelle zurückführen. Das erleichtert Rückfragen und verhindert, dass aus einer Zusammenfassung eine nicht belegte Zusage wird. Prüfen Sie außerdem, ob Optionen, Befristungen und Ausschlüsse übernommen wurden. Gerade bei umfangreichen Angeboten stehen entscheidende Bedingungen nicht immer direkt neben dem Preis, sondern in Anlagen oder ergänzenden Abschnitten.
Nächster Schritt
Vergleichen Sie drei bereits entschiedene Beschaffungsvorgänge. Prüfen Sie, ob die KI die damals ausschlaggebenden Unterschiede ebenfalls sichtbar macht und welche Angaben sie übersieht.