Datenwege und Zuständigkeiten aufzeichnen
Listen Sie auf, welche Informationen verarbeitet werden und welche Systeme darauf zugreifen. Klären Sie, wer den Betrieb betreut, Updates einspielt und Fehler bearbeitet. Lokaler Betrieb kann Kontrolle ermöglichen, bringt aber eigene Aufgaben mit sich. Ein externer Dienst nimmt bestimmte Betriebsaufgaben ab, ersetzt jedoch nicht die Prüfung von Verträgen, Berechtigungen und Datenverarbeitung.
Mit echten Aufgaben vergleichen
Eine pauschale Gegenüberstellung einzelner Modellnamen hilft wenig. Testen Sie dieselben freigegebenen Aufgaben in den in Betracht kommenden Varianten. Betrachten Sie Antwortqualität, Wartezeit, gleichzeitige Nutzung und die Einbindung in vorhandene Abläufe. Ein System, das bei einer Einzelanfrage gut wirkt, kann bei vielen gleichzeitigen Anfragen anders reagieren. Auch Ausfälle und die mögliche Weiterarbeit ohne System gehören dazu.
Die Gesamtkosten betrachten
Beim eigenen Betrieb zählen Hardware, Energie und Betreuung ebenso wie die Einführung. Beim externen Dienst sind neben laufenden Gebühren auch Integrationsaufwand und mögliche Nutzungsgrenzen wichtig. Legen Sie einen realistischen Betrachtungszeitraum zugrunde. Die Entscheidung kann je nach Aufgabe unterschiedlich ausfallen; nicht jeder Prozess muss zwangsläufig denselben technischen Betriebsweg nutzen.
Nächster Schritt
Erstellen Sie eine einseitige Anforderungsliste mit Datenarten, Nutzerzahl, benötigten Funktionen und Betriebsverantwortung. Vergleichen Sie Angebote erst auf dieser gemeinsamen Grundlage.