Den bisherigen Aufwand sichtbar machen
Bevor Sie Einsparungen annehmen, messen Sie einige typische Vorgänge ohne KI. Dazu gehören Suche, Bearbeitung, Rückfragen und Kontrolle. Erfassen Sie auch schwierige Fälle. Ein Vergleich nur mit einer besonders aufwendigen Ausnahme kann den Nutzen überzeichnen. Die Ausgangsmessung muss nicht kompliziert sein, aber sie sollte auf nachvollziehbaren Beobachtungen beruhen und den tatsächlichen Alltag abbilden.
Alle neuen Arbeitsschritte berücksichtigen
Beim KI-Einsatz kommen häufig Datenaufbereitung, Ergebnisprüfung und Betreuung hinzu. Auch Schulung, Schnittstellen und Fehlerbehandlung benötigen Zeit. Stellen Sie diese Aufwände neben die unmittelbaren Gebühren. Prüfen Sie außerdem, ob mehrere Personen denselben Arbeitsschritt doppelt erledigen, weil Verantwortlichkeiten unklar sind. Dann liegt ein Teil des Problems im Prozess und nicht im Preis des Werkzeugs.
Mit einer klaren Entscheidung enden
Ein Versuch sollte zeigen, ob weitergearbeitet, angepasst oder beendet wird. Dafür brauchen Sie vorher vereinbarte Kriterien. Neben Bearbeitungszeit können Vollständigkeit, Kundenzufriedenheit oder weniger Rückfragen relevant sein. Freie Minuten führen nicht automatisch zu geringeren Personalkosten; sie können aber zusätzliche Kapazität schaffen. Benennen Sie diesen Nutzen so konkret, dass die Geschäftsführung ihn nachvollziehen kann.
Nächster Schritt
Vergleichen Sie zehn ähnliche Vorgänge mit und ohne KI-Unterstützung. Notieren Sie Gesamtzeit, Korrekturen und Ergebnisqualität statt nur die Geschwindigkeit des ersten Entwurfs.